Eine gute Projekt-Vorbereitung ist das A & O einer erfolgreichen psychischen Gefährdungsbeurteilung, hier werden wichtige Entscheidungen für den weiteren Prozess-Verlauf getroffen und hier entscheidet sich womöglich, ob die prüfenden Behörden den gesamten Prozess als gesetzeskonform anerkennen. Um sicherzugehen, dass nicht bereits in der Projekt-Planung Fehler gemacht werden, sollten Sie Ihre gesamte Projekt-Vorbereitung bereits hier an den Prüf-Kriterien messen.
Selbstverständlich können von kleinen und mittleren Unternehmen nicht alle Voraussetzungen in gleicher Breite und Tiefe erfüllt werden, da es beispielsweise keinen Betriebsrat oder ein etabliertes Betriebliches Gesundheitsmanagement gibt. So sollen nachfolgende Hinweise vor allen Dingen Orientierung geben.
Generell sind bei der Gefährdungsbeurteilung der psychischen Belastungen folgende Punkte zu beachten, wobei der Arbeitgeber die Durchführung auch zuverlässigen und fachkundigen Personen in deren eigenen Verantwortung übertragen kann, § 13 Abs. 2 ArbSchG:
Einbindung in vorhandene Strukturen
Die Durchführung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung sollte in bereits vorhandene Strukturen (etwa dem Betrieblichen Gesundheitsmanagement) eingebunden werden.
Festlegung gleichartiger Arbeitsplätze und Tätigkeiten
Die Gefährdungsbeurteilung ist je nach Art der Tätigkeiten vorzunehmen, wobei bei gleichartigen Arbeitsbedingungen die Beurteilung eines Arbeitsplatzes oder einer Tätigkeit genügt, § 5 Abs. 2 ArbSchG. Konkret bedeutet dies, dass der Arbeitgeber nicht jeden einzelnen Arbeitsplatz beurteilen muss, sondern sich auf eine Beurteilung von Gruppen von Arbeitsplätzen bzw. Tätigkeiten beschränken darf. Hier reicht es aus, wenn zwar nicht alle Einzelheiten, aber die wesentlichen Arbeitsbedingungen übereinstimmen.
Erfassung der Belastungen
Da psychische Belastungen nicht mit Geräten messbar sind, können die Beschäftigten nur befragt (mittels Fragebogen), beobachtet oder interviewt werden. In kleineren Betrieben mit 10 bis 15 Beschäftigten sollte die Erfassung auf Diskussionsbasis erfolgen, etwa in Workshops. Erfasst werden sollten „Belastungen“ (Tätigkeitsmerkmale), nicht aber „Beanspruchungen“ (Wirkungen der Tätigkeitsmerkmale). Die Erfassung kann im orientierenden Verfahren (wenige Fragen), Screening-Verfahren (ca. doppelt so viele Fragen wie im orientierenden Verfahren nebst mehreren Antwortmöglichkeiten) oder Experten-Verfahren (Beobachtungsinterviews unter Hinzuziehung etwa eines Psychologen) erfolgen. Es empfiehlt sich hier ein gestuftes Vorgehen. Zunächst sollte im orientierenden Verfahren geprüft werden, ob Belastungen vorhanden sind. Ist das der Fall, erfolgt das Screening- und ggf. danach das Experten-Verfahren. Wichtig ist, dass die Belegschaft von vornherein über die Erfassung informiert wird, um mögliche Ängste oder Abneigungen abzubauen und eine positive Grundeinstellung herbeizuführen. Zudem sollten die Erfassungen anonym erfolgen.
Bewertung der Belastungen
Die Bewertung der Belastungen sollte idealerweise von einem externen darauf spezialisierten Unternehmen durchgeführt werden. Dabei empfiehlt es sich, im Vorfeld festzulegen, ab wann Maßnahmen als Folge der Auswertung ergriffen werden sollen. Das kann etwa sein, wenn zwei Drittel oder die Hälfte der Belegschaft eine bestimmte Belastung angeben oder aber, dass zunächst die drei meist genannten Belastungen abgestellt werden.
Maßnahmen und deren Umsetzung
Sollen Maßnahmen zur Abstellung der psychischen Belastungen ergriffen werden, kann dies in Kleingruppen mit 10 bis 12 Teilnehmern erarbeitet werden. Die Gruppen können vom Abteilungsleiter oder – falls Spannungen zwischen Abteilungsleiter und Mitarbeitern bestehen – von einer externen Person moderiert werden. Sinnvoll ist, wenn Abteilungsleiter zuvor für die Moderation geschult werden.
Kontrolle der Wirksamkeit der Maßnahmen
Ob und inwieweit die ergriffenen Maßnahmen gegen die psychischen Belastungen wirksam sind, ist vom Arbeitgeber zu überprüfen. Für die Wirksamkeitskontrolle können etwa das ursprüngliche Verfahren zur Erfassung der Belastungen wiederholt, neue Fragebögen erstellt (ankreuzen, ob Maßnahmen hilfreich, weniger hilfreich oder unzureichend sind) oder um eine schriftliche Rückmeldung der Beschäftigten gebeten werden.
Dokumentation
Der Arbeitgeber muss auch das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen, die von ihm festgelegten Maßnahmen des Arbeitsschutzes und das Ergebnis ihrer Überprüfung dokumentieren, § 6 Abs. 1 ArbSchG. Solche Unterlagen können vom zuständigen Gewerbeaufsichtsamt bzw. Staatlichen Amt für Arbeitsschutz kontrolliert werden.
Beteiligung des Betriebsrats
Existiert ein Betriebsrat, hat dieser bei der Durchführung der Gefährdungsbeurteilung ein Mitbestimmungsrecht, § 87 Abs. 1 Nr. 7 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Dieses erstreckt sich auch auf die Art und Weise der Durchführung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen.
Hinweis: Wenn Sie nicht sicher sind, ob die von Ihnen bereits durchgeführte Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung vollständig, plausibel und gesetzeskonform ist, fordern Sie unsere ausführliche Check-List an, mit der Sie im Rahmen eines "Internen Audits" die Qualität und die Rechtssicherheit Ihrer Gefährdungsbeurteilung selbst überprüfen können. Schreiben Sie uns eine E-Mail oder rufen Sie uns an.